A partir de demandas dos técnicos administrativos, dois sistemas foram criados por estudantes para otimizar a alocação de salas e a seleção de monitores nas disciplinas
Modelos matemáticos de otimização podem ser usados para melhorar a eficiência dos processos administrativos, automatizando tarefas e economizando tempo | Imagem: Envato
Otimizar processos e aumentar a eficiência do trabalho é o que faz as empresas se destacarem uma das outras e, com instituições de ensino, não é diferente. Porém, no caso do Instituto de Ciências Matemáticas e da Computação, a inovação foi concebida internamente: desenvolvida sob medida por dois alunos da própria instituição a partir de demandas de servidores técnico-administrativos, em vez de utilizar soluções prontas do mercado. Orientados pela professora Maristela Oliveira dos Santos, Gabriel Vinicius Bacci, aluno da Pós-Graduação em Ciência da Computação e Matemática Computacional e Gabriel Sanches da Silva, do bacharelado em Matemática Aplicada e Computação Científica, produziram algoritmos computacionais que auxiliam na seleção de monitores das disciplinas dos departamentos e na reserva de salas de aula, respectivamente.
Por muitos anos, essas tarefas foram executadas manualmente, exigindo tempo, atenção e conhecimento acumulado da equipe. No caso da alocação de salas, a demanda por melhorias ficou mais evidente quando a servidora Juliana Merlotti, que tinha anos de experiência na Secretaria de Graduação, foi transferida para a Secretaria de Departamento. “Ela sabia todas as regrinhas. Sem ela, sabíamos que levaria muito mais tempo fazer tudo do zero, sem automatização”, relembra Isabela Araújo, analista administrativa do Serviço de Graduação.
Já no caso da seleção de monitores, o ponto de partida foi uma bolsa de monitoria em que Gabriel Bacci teve oportunidade de aplicar os conhecimentos adquiridos nas disciplinas de otimização ao longo do curso. Nesta monitoria, além de auxiliar os alunos da disciplina de programação matemática na realização dos trabalhos do curso, ele também trabalhou no problema de alocação dos monitores, colaborando com o servidor Giovano de Oliveira Cardozo.
De acordo com a professora Maristela, a ideia por trás dos sistemas é baseada em conceitos de otimização que os alunos aprendem durante a graduação.
“Ver esse conhecimento sair das salas de aula para resolver um problema concreto dentro da própria universidade é algo extremamente importante e gratificante para nós”, destaca.
Amostra da seleção de monitores desenvolvido pelo aluno Gabriel Bacci | Imagem: Autor
Seleção de monitores- A seleção de monitores acontece a cada semestre e envolve cerca de 60 disciplinas. O desafio é conciliar diversos critérios, como as candidaturas dos alunos, às vezes em mais uma opção, as recomendações dos docentes e o histórico escolar dos candidatos. Realizar essa triagem manualmente tornava o processo demorado e sujeito a erros.
Com o sistema desenvolvido em Python, tudo ficou mais simples. O programa lê automaticamente as informações da planilha em Excel gerada a partir das respostas fornecidas pelos estudantes através de um formulário eletrônico e processa os dados para indicar o candidato mais apto para cada disciplina, considerando tanto o desempenho acadêmico quanto às recomendações dos docentes.
“Além disso, caso haja disciplinas sem interessados, o sistema busca, entre aqueles que não foram inicialmente selecionados, quais cumprem o requisito de já ter tido contato com alguma disciplina parecida, indicando-o para a monitoria”, explica Bacci.
De acordo com Giovano, antes da adoção do novo sistema, a tarefa era realizada separadamente por quatro departamentos, cada um com seu próprio prazo, que podia variar de algumas horas a vários dias. Isso aumentava o risco de um mesmo aluno ser indicado para múltiplas disciplinas em diferentes departamentos, já que o processo não era integrado. Quando isso acontecia, era necessário reiniciar a seleção para uma das disciplinas conflitantes. Com o novo sistema, esse risco é eliminado, e a etapa inicial da seleção se torna muito mais rápida e padronizada, ainda que a conferência dos resultados fique a cargo dos departamentos.
A Coordenação das Secretarias de Departamentos (C-SEC) já utilizou o sistema na seleção do semestre atual, porém isso exigiu certo conhecimento de programação. A ideia é futuramente aprimorá-lo, criando uma interface mais amigável de forma a ser utilizado por qualquer pessoa, sem necessidade de conhecimento prévio.
“Qualquer universidade oferece monitorias e conversando com alguns colegas, eles se interessaram pelo sistema, então a ideia é replicá-lo em outras universidades bem como na própria USP”, destaca a professora Maristela.
Visualização da alocação de salas de aula através do sistema desenvolvido pelo aluno Gabriel Sanches da Silva | Imagem: Autor
Alocação de salas – Com cerca de 25 salas disponíveis e, em média, 170 disciplinas por semestre, organizar a ocupação dos espaços físicos do ICMC sempre foi um desafio logístico significativo. Antes da automatização, era necessário listar manualmente todas as disciplinas, cruzar os horários com o número de alunos inscritos via sistema Júpiter e tentar distribuir as turmas de forma equilibrada entre os ambientes disponíveis.
Dificuldades comuns incluíam encontrar uma sala grande o suficiente para comportar determinada turma e, quando não havia, isso exigia extensos rearranjos em cascata. Após essa etapa, ainda era preciso inserir manualmente todas as alocações no sistema de intranet do ICMC, tarefa que podia levar até uma semana de trabalho. Dessa forma, o sistema de alocação criado por Gabriel Sanches da Silva trouxe ganhos imediatos à rotina de trabalho do Serviço de Graduação. Ele leva em consideração regras específicas da unidade, como priorização de blocos para calouros, identificação de disciplinas que exigem laboratório e até o aproveitamento de espaços conforme o número de matriculados por turma.
Além disso, o sistema possui uma interface amigável, que gera automaticamente os arquivos para upload na intranet do ICMC.
De acordo com a professora, como as planilhas utilizadas na USP seguem padrões semelhantes, a adaptação deste sistema para outras unidades é viável. Além disso, o modelo permite testar diferentes cenários com pequenas alterações nas entradas de dados.
“Por enquanto, foi uma demanda interna da graduação. Ainda não levamos as soluções para outros institutos, mas queremos divulgar. O modelo está pronto para ser reaproveitado”, conclui Maristela.
Texto: Gabriele Maciel, da Fontes Comunicação Científica
